Коротко: чтобы выставить счёт в Национальной системе э-счетов (Krajowy System e-Faktur, KSeF), нужны три вещи: полномочия в системе, способ аутентификации (токен или сертификат KSeF, либо, как вариант, квалифицированная подпись) и инструмент, совместимый с KSeF. Счёт вы заполняете как обычно — данные сторон, позиции, ставки VAT (НДС), — а программа конвертирует его в формат XML по схеме FA(3) и отправляет в систему. После проверки счёт получает уникальный номер KSeF и UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — официальное подтверждение приёма), и только тогда считается выставленным. Для большинства компаний это становится обязательным уже с 1 апреля 2026 г.
Это руководство проведёт вас через весь процесс: от подготовки полномочий, через заполнение и отправку счёта, до получения документа покупателем, корректировки, а также выставления счетов в офлайн- и аварийном режиме. Если вы только разбираетесь, кого и с какого момента касается эта обязанность, начните со статьи KSeF — с какого момента обязателен в 2026 году.
Содержание
- Что нужно, прежде чем выставить первый счёт
- Аутентификация и вход в KSeF
- Заполнение счёта — данные, позиции, ставки, схема FA(3)
- Отправка счёта в KSeF — шаг за шагом
- Номер KSeF и подтверждение (UPO)
- Как покупатель получает счёт
- Корректировка счёта в KSeF
- Офлайн- и аварийный режим — когда система не работает
- Самые частые ошибки
- Как сделать это проще — интеграция с wFirma и AI-ассистент
- FAQ
1. Что нужно, прежде чем выставить первый счёт
Прежде чем нажать «отправить», убедитесь, что у вас настроены три элемента:
- Полномочия в KSeF. По умолчанию право владельца принадлежит самому налогоплательщику. В компании администратора назначают, подав в налоговую инспекцию форму ZAW-FA — указанное лицо затем может выдавать полномочия сотрудникам и бухгалтерской фирме (отдельно на выставление и отдельно на приём счетов).
- Способ аутентификации. Для работы в бухгалтерской программе, интегрированной с API, нужен токен или сертификат KSeF. Токен несёт в себе полномочия, выданные в момент его создания; сертификат — это исключительно средство аутентификации (как квалифицированная подпись) и сам по себе полномочий не передаёт. Сертификаты можно получить через Модуль сертификатов и полномочий (Moduł Certyfikatów i Uprawnień, MCU) — доступен с 1 ноября 2025 г.
- Инструмент, совместимый с KSeF. Бухгалтерская программа, система выставления счетов или интеграция (например, с wFirma), которая генерирует XML по схеме FA(3) и взаимодействует с API KSeF. Ручное выставление возможно в бесплатном приложении Министерства финансов, но при большом количестве счетов интеграция гораздо удобнее.
Токен или сертификат? Токены должны работать параллельно с сертификатами до конца 2026 г., а с 1 января 2027 г. сертификаты KSeF должны полностью заменить токены. Если вы настраиваетесь сейчас, стоит сразу присмотреться к сертификату. Подробности — в руководстве как получить токены KSeF.
2. Аутентификация и вход в KSeF
Аутентификация подтверждает системе, «кто вы». На практике доступно несколько способов:
- Токен KSeF — вы вводите его один раз в настройках бухгалтерской программы; дальнейшее взаимодействие с системой происходит автоматически.
- Сертификат KSeF — файл, используемый приложениями, интегрированными с API, а также для входа в портал.
- Квалифицированная подпись или электронная печать — удобны при первоначальной настройке полномочий и входе в портал KSeF.
- Доверенный профиль / э-подпись (Profil zaufany) — для входа физического лица в государственное приложение.
В бухгалтерской программе аутентификацию обычно настраивают один раз. С этого момента вы не входите в KSeF «вручную» при каждом счёте — приложение делает это в фоновом режиме, используя сохранённый токен или сертификат.
3. Заполнение счёта — данные, позиции, ставки, схема FA(3)
Хорошая новость: вам не нужно писать XML вручную. Вы работаете с обычной формой счёта, а конвертация в структуру FA(3) происходит автоматически. Схема FA(3) действует для структурированных счетов с 1 февраля 2026 г.
Заполняя счёт, обратите внимание на поля, особенно важные в KSeF:
| Элемент счёта | На что обратить внимание |
|---|---|
| Данные продавца | NIP должен соответствовать полномочиям, в рамках которых вы действуете |
| Данные покупателя | Ключевое значение имеет правильный NIP — ошибка потребует впоследствии корректировки (см. раздел 7) |
| Позиции | Наименование товара/услуги, количество, цена за единицу, сумма нетто |
| Ставки VAT (НДС) | 23%, 8%, 5%, 0%, «zw» (освобождено) или «np» (не облагается) — в зависимости от вида продажи |
| Суммы | Нетто, VAT и брутто должны сходиться без расхождений в грошах |
| Дата продажи | Отдельно от даты выставления (см. ниже) |
Помните, что датой выставления структурированного счёта, как правило, считается день его отправки в KSeF, а не день, когда вы заполнили форму. Это важно для момента возникновения налогового обязательства.
4. Отправка счёта в KSeF — шаг за шагом
Весь процесс в программе, совместимой с KSeF, сводится к нескольким шагам:
- Войдите в бухгалтерскую программу или портал KSeF (аутентификация из раздела 2).
- Создайте новый структурированный счёт и заполните данные сторон и позиции.
- Проверьте правильность — особенно NIP покупателя, ставки VAT и суммы.
- Отправьте в KSeF. Программа конвертирует документ в XML FA(3) и передаёт его в систему.
- Система проверяет счёт на соответствие схеме и данным.
- Получите номер KSeF и UPO — только после присвоения номера счёт считается выставленным.
Если в счёте есть структурная ошибка (например, несоответствие схеме FA(3)), система его отклонит и вернёт сообщение — тогда вы исправляете данные и отправляете повторно. Отклонённый счёт не участвует в обороте, поэтому «отменять» его не нужно.
5. Номер KSeF и подтверждение (UPO)
После корректного приёма счёта система присваивает ему уникальный номер KSeF (идентификатор длиной около 35 символов) и генерирует UPO — официальное подтверждение приёма (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Это два самых важных доказательства во всём процессе:
- номер KSeF однозначно идентифицирует счёт в системе и понадобится, в частности, при корректировке и в платежах,
- UPO вместе с официальной отметкой времени подтверждает, что документ был принят — это ваше доказательство выставления счёта.
Номер KSeF и UPO стоит сохранять в своей системе. Счета, получившие номер KSeF, больше не подлежат ни редактированию, ни отмене — любое изменение вносится корректировочным счётом.
6. Как покупатель получает счёт
В KSeF вы не отправляете счёт по почте — покупатель скачивает его из системы. Как правило, документ считается полученным в момент присвоения ему номера KSeF. Это важное изменение: момент «вручения» больше не зависит от того, когда контрагент откроет письмо.
На практике покупатель (или его бухгалтерская фирма) видит ваш счёт среди затратных документов в своей программе, интегрированной с KSeF, и учитывает его без повторного ввода данных. Для удобства контрагента вы можете дополнительно передать ему визуализацию счёта (PDF) — но это уже лишь информационная форма, а исходным документом является счёт в KSeF.
7. Корректировка счёта в KSeF
Поскольку счета в KSeF нельзя редактировать, каждая ошибка исправляется корректировочным счётом, также выставленным в KSeF. Ключевые правила:
- в корректировке указывается номер KSeF первоначального счёта, которого касается изменение,
- указываются исправленные данные, описание изменений и актуальные суммы налоговой базы и VAT,
- классическая корректировочная нота (nota korygująca) в прежней форме уходит в прошлое — данные исправляет продавец корректировочным счётом.
Особый случай — неверный NIP покупателя. Обычно он требует двух документов: корректировочного счёта «на ноль» (обнуляющего счёт с неверным NIP) и нового первоначального счёта с правильным NIP.
8. Офлайн- и аварийный режим — когда система не работает
Законодатель предусмотрел ситуации, в которых вы не сможете выставить счёт «вживую» в KSeF. В каждом из этих режимов счёт всё равно должен иметь структуру FA(3) и быть отмечен соответствующим QR-кодом.
| Режим | Когда | Срок отправки в KSeF |
|---|---|---|
| offline24 | По вашей инициативе — нет интернета или осознанное решение | Не позднее следующего рабочего дня |
| offline | Объявленный технический перерыв со стороны Минфина | В срок, указанный в сообщении |
| аварийный (awaryjny) | Серьёзный, официально объявленный сбой KSeF | В течение 7 дней после устранения сбоя |
В офлайн- и аварийном режиме счёт нередко отмечается двумя QR-кодами — с пометкой «OFFLINE» и кодом из сертификата KSeF («CERTYFIKAT»). При полном сбое (например, угрозе критической инфраструктуре) в порядке исключения допускаются счета вне KSeF, без обязанности их последующей отправки.
Самое важное на практике: хороший инструмент сам досылает счета в KSeF после восстановления соединения, поэтому сбой связи не парализует продажи.
9. Самые частые ошибки
- Неверный NIP покупателя — самая дорогостоящая ошибка, поскольку корректировка обычно требует двух документов.
- Отношение к PDF как к счёту — документом является счёт в KSeF, PDF — лишь визуализация.
- Путаница даты выставления с датой продажи — датой выставления считается день отправки в KSeF.
- Затягивание с полномочиями и токеном/сертификатом — настройка «в последний момент» — самая частая причина паники перед сроком.
- Отсутствие плана на офлайн-режим — первый сбой связи заканчивается хаосом, если инструмент не поддерживает особые режимы.
- Неполучение затратных счетов — обязанность действует в обе стороны: счета от поставщиков вы тоже получаете через KSeF.
10. Как сделать это проще — интеграция с wFirma и AI-ассистент
Если вы ведёте учёт в wFirma, вам не нужно перестраивать весь процесс. eKsięgowy AI — это ассистент, интегрированный с wFirma, который выставляет и отправляет э-счета в KSeF прямо в диалоге, а также проверяет их статус — без кликов по множеству экранов.
Помимо самой отправки, ассистент помогает в повседневных задачах:
- проверяет контрагентов по белому списку VAT (Biała lista) перед сделкой,
- автоматически заполняет данные по NIP из GUS, поэтому вы реже ошибаетесь в данных покупателя,
- учитывает чеки с фотографий в Telegram (OCR) — вы отправляете фото, ассистент создаёт расход,
- отвечает на вопросы о VAT, PIT, CIT и ZUS простым языком,
- напоминает о налоговых сроках, прежде чем они истекут.
Настройку можно начать с руководства по KSeF, а токен или сертификат сгенерировать по инструкции как получить токены KSeF.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Когда счёт в KSeF считается выставленным? Только после приёма системой и присвоения ему номера KSeF вместе с UPO. Само по себе заполнение формы ещё не является выставлением счёта.
Что такое номер KSeF? Это уникальный идентификатор, присваиваемый каждому структурированному счёту (около 35 символов). Он подтверждает выставление документа и нужен, в частности, при корректировке.
Нужно ли мне вручную создавать файл XML по схеме FA(3)? Нет. Вы заполняете обычную форму счёта, а бухгалтерская программа или интеграция автоматически конвертирует данные в XML FA(3) и отправляет их в KSeF.
Как выставить счёт, когда KSeF не работает? Воспользуйтесь режимом offline24 или аварийным: выставьте счёт вне системы, отметьте его QR-кодом и отправьте в KSeF в установленный срок (offline24 — обычно следующий рабочий день; аварийный режим — до 7 дней после устранения сбоя).
Как исправить ошибку в счёте в KSeF? Корректировочным счётом, также выставленным в KSeF, со ссылкой на номер KSeF первоначального счёта. Счета в системе нельзя ни редактировать, ни отменить.
Как покупатель получает мой счёт? Скачивает его из KSeF — документ считается полученным в момент присвоения номера KSeF. PDF вы можете передать дополнительно, но это лишь визуализация.
Статья носит информационный характер и не является налоговой консультацией. Перед принятием решений проконсультируйтесь с бухгалтером или налоговым консультантом. По состоянию на: июль 2026 г.